檔案庫房一體化智能管理系統

檔案庫房一體化智能管理系統以服務為基礎，所有的服務都是圍繞庫房這一核心進行。其中的服務主要包括：庫房環境數據采集服務、視頻監控服務、短信服務、郵件服務、庫房設備聯動服務、檔案服務、文件存儲服務、網絡服務。各服務之間協同運作確保庫房環境安全、檔案存放安全、管理人員的人身安全，充分體現了檔案庫房一體化智能管理系統實現庫房一體化的先進性和必要性。實現”人防、物防、技防三位一體”的檔案安全防范體系，確保檔案安全。

應用背景

通過基于RFID技術的檔案室智能化管理系統與電子檔案管理系統結合，實現一種科學高效、高度現代化管理的檔案館、

建設目標

實體檔案的統計

通過RFID讀寫設備在標簽中錄入案卷所屬的全宗號、目錄號、案卷題名、該案卷中文件份數及存放地等信息。在檔案案卷中安裝標簽，同時，通過無線網絡把這些信息傳送到服務器上，由專門管理軟件進行處理后形成數據庫。

用戶需求

基于RFID的檔案管理系統與電子檔案管理系統通過系統接口實現系統間的對接，由檔案室管理系統實現檔案收據的收集、存儲、讀寫電子標簽，電子檔案管理系統實現對檔案信息的應用與管理。同時，可對系統用戶設置不同權限，以實現對用戶的安全性管理。

1、儲位管理子系統：能夠實現檔案自動識別模塊所儲存的檔案盒編號和儲位自動識別模塊所儲存的儲位編號自動匹配，從而在進行檔案出入庫時較好地實現檔案儲位的定位。

此外，儲位自動識別模塊還具有儲位分配、儲位信息管理的功能，可實現檔案館儲位的可視化、動態化管理。

2、查詢管理子系統：在檔案需要被查閱時，由該子系統提供檔案編目查詢、密級查詢等，并發出出庫指令，指令通過計算機總線將查詢信號傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈做出庫作業。

3、銷毀管理子系統：檔案入庫前，在銷毀檔案子系統中設定每份檔案的保管期限，當到達保管期限時，銷毀管理子系統自動提醒管理人員失效檔案的相關信息，由管理人員作進一步處理。管理人員也可由該子系統查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。

4、安全管理子系統：該子系統負責檔案防盜和現場監管，實施檔案管理的安全機制。當檔案盒在非正常情況下離開儲位(指不經查詢子系統發出出庫指令情況下)，安裝于儲位區的閱讀器將捕捉到這一信息，將檔案信息無線傳回管理系統，監控模塊將會把這一異常信息立即發送給警報模塊，警報模塊接受到信息后向計算機控制中 心發出警報。

5、實體檔案的管理

通過在檔案庫房門口安裝智能安全檢測門，實時的收集標簽信息，如果實體檔案未經過授權出庫，系統就會與保安系統連動報警，保證檔案的保管安全。如果是經過授權的檔案出庫，那么軟件就會自動記錄出庫信息，并進行統計。

6、電子檔案查找管理

在標簽中寫入檔案的數字化信息，在檔案數字化過程的調卷和還卷過程中只需要掃描標簽就可以做到不錯掃，不漏掃。另一方面，標簽信息可以和電子檔案管理系統通過接口程序連接，在利用檔案時先通過檔案管理軟件檢索到需要調卷的檔案，系統就會直接把檔案的信息發送到終端上，庫房人員通過終端可以直接找到檔案庫房中的檔案，實現快捷、準確的調檔。