企業(yè)檔案管理信息化的必要性和優(yōu)勢

　　隨著企業(yè)發(fā)展的不斷壯大，企業(yè)檔案已然成為企業(yè)發(fā)展的重要資源，企業(yè)檔案是指將企業(yè)有價值的資料進行歸檔、整理，即與企業(yè)發(fā)展活動相關(guān)的所有文字以及任何媒體形式的資料。如：圖紙，技術(shù)標準、規(guī)程、規(guī)范、科技檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、工程項目檔案、設(shè)備檔案等所有企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)認為重要的憑據(jù)和原始資料、數(shù)據(jù)等。隨著信息化時代的到來，海量的信息開始涌入各個企業(yè)，大量的紙質(zhì)或電子文件使企業(yè)的檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。如何解決信息化時代帶來的檔案問題，使檔案管理跟上時代的步伐。

　　隨著經(jīng)濟和信息社會的迅猛發(fā)展，檔案管理信息化必將是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)檔案作為一種重要的信息資源，對企業(yè)的生存和發(fā)展具有難以估量的價值，加快企業(yè)檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，運用網(wǎng)絡(luò)管理和信息化的技術(shù)，對檔案資源進行數(shù)字化管理和提供利用，使企業(yè)檔案更好地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理服務(wù)。

　　一、企業(yè)檔案信息化的基本內(nèi)容

　　是指企業(yè)在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為基本平臺，對檔案信息資源進行處置、管理和開發(fā)，實現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)，經(jīng)營和管理提供高效服務(wù)的過程。企業(yè)檔案的信息化可以準確地向企業(yè)管理者和各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù)，真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益服務(wù)。

　　二、推進企業(yè)檔案管理信息化的重要性和必要性

　　1. 適應(yīng)社會發(fā)展的需要。隨著信息化成為當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的主題，人們對各種時效性強，高價值的檔案信息的需求量越來越大，要求利用網(wǎng)絡(luò)對實現(xiàn)檔案資源共享的呼聲也越來越高，而傳統(tǒng)的檔案管理模式已很難適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，企業(yè)檔案信息化管理勢在必行。

　　2. 提升檔案管理水平的需要。由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，有必要運用先進的設(shè)備與技術(shù)，提高工作效率，實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化，從根本上提升檔案管理和利用的水平。

　　3. 確保企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。檔案管理信息化不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且在減輕工作人員勞動強度的同時，也大大提高了工作效率，通過計算機快速高效地處理檔案資料，使檔案資源得到更加充分的開發(fā)和利用。

　　三、加強企業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)勢

　　1. 減輕工作人員的勞動強度，檔案人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。

　　2. 檢索查詢快捷方便。信息技術(shù)發(fā)展日新月異，對于數(shù)據(jù)的處理能力不斷提高，而傳統(tǒng)的檢索方式是，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案，然后再根據(jù)記錄到庫房查找，費時又費力，利用計算機檢索，可大大較高信息的查全率和查準率，減輕管理者的勞動強度，為企業(yè)贏得市場競爭優(yōu)勢。

　　3. 提高工作效率。傳統(tǒng)檔案存在著人工工作效率低下、人工查詢速度慢、存儲占用空間大等缺點，更為重要的是，檔案因保存時間長，很容易造成紙張受損、變質(zhì)、發(fā)黃;檔案資料在查閱中容易將原件損壞或丟失等問題。顯然，這種落后的檔案管理方式，已無法適應(yīng)和滿足人們對信息的需求。實施檔案管理信息化后，檔案管理人員可從繁重的手工勞動中解脫出來，更好地從事檔案的收集和編撰工作，提高職能部門的工作效率。

　　4. 便于安全和保密性工作。企業(yè)檔案作為一種重要的信息資源，對企業(yè)的生存和發(fā)展具有難以估量的價值，企業(yè)檔案資料一旦泄露將嚴重損害企業(yè)的利益。檔案信息化的管理更有利于企業(yè)檔案資料的保密。無紙化的信息錄入可以隨時檢查信息是否缺失，相對于過去的紙質(zhì)保存，其保密工作更加便捷。計算機管理企業(yè)的檔案資料，可以輕松控制查看資料的人員，通過加密的方式，可以避免資料遭竊取或外泄，檔案的安全性和保密性得到了有效的保證。

　　總之，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入企業(yè)的檔案管理工作中，不僅可以提升檔案管理工作的效率，同時也可以極大地簡化檔案管理工作內(nèi)容，提升檔案資料的保密性。

　　北京融安特智能科技股份有限公司(簡稱“融安特股份”)成立于2011年，是智慧檔案全產(chǎn)業(yè)鏈知識傳媒與信息安全智造服務(wù)商。融安特股份總部坐落于中關(guān)村科技園區(qū)，下設(shè)山東中融源安、山東蘭臺文軒、湖北融耀科技等四家全資子公司，打造了一個檔案知識傳媒平臺——蘭臺之家。2015年登陸新三板，股票簡稱：融安特，股票代碼：833918。

　　融安特股份專注于智慧檔案軟硬件研發(fā)、智造及一體化解決方案研究，致力于解決“人與歷史數(shù)據(jù)的鏈接問題”。獲得專利及相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)百余項，關(guān)鍵技術(shù)實現(xiàn)了自主知識產(chǎn)權(quán)的全產(chǎn)業(yè)鏈布局。先后推出智能密集架、恒濕凈化一體機、檔案凈化整理臺、RFID智能盤點車等智能硬件產(chǎn)品，研發(fā)了檔案庫房智慧感知平臺、智慧檔案平臺等管理系統(tǒng)，打造了智慧檔案館(室)整體解決方案、智慧無人檔案庫房整體解決方案。各項智慧檔案軟硬件產(chǎn)品及解決方案，已廣泛服務(wù)于國家部委、金融銀行、航天軍工、公檢法司、電力能源、科研院所、鋼鐵水利、文化教育等各行業(yè)、各領(lǐng)域檔案部門。

　　自成立以來，融安特股份承擔了十余項國家檔案局課題研究，其中兩項分別獲國家檔案局優(yōu)秀科技成果二等獎、三等獎參與制定了《檔案密集架智能管理系統(tǒng)技術(shù)要求》行業(yè)標準。提出“保護檔案人健康”理念，從保護檔案延伸到保護檔案工作人員身體健康的人性化高度。先后被認定為高新技術(shù)企業(yè)、北京市專精特新“小巨人”企業(yè)、中關(guān)村高新技術(shù)企業(yè)、北京市知識產(chǎn)權(quán)示范單位等，是中國檔案學會理事單位、北京信息產(chǎn)業(yè)協(xié)會理事單位。

　　面向未來，融安特股份將持續(xù)秉承“守護中華瑰寶 傳承歷史記憶”的使命，踐行“孝悌 規(guī)范 安全 創(chuàng)新”價值觀，深入開展云計算、大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)安全、行業(yè)應(yīng)用等智慧檔案研究，為推進檔案產(chǎn)業(yè)共建智慧生態(tài)，推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展貢獻科技力量!