商業(yè)銀行業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范
本文件確立了商業(yè)銀行的業(yè)務(wù)檔案工作總體原則和管理職責(zé)，規(guī)定了商業(yè)銀行業(yè)務(wù)文件的收集、整理與歸檔，商業(yè)銀行業(yè)務(wù)檔案的保管、利用、鑒定與處置的要求與方法，以及業(yè)務(wù)電子文件歸檔與電子檔案管理的要求。本文件適用于商業(yè)銀行業(yè)務(wù)檔案的管理與利用，政策性銀行、城市信用合作社、農(nóng)村信用合作社等參照?qǐng)?zhí)行。下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T 11821 照片檔案管理規(guī)范
GB/T 18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范
DA/T 13 檔號(hào)編制規(guī)則
DA/T 25 檔案修裱技術(shù)規(guī)范
DA/T 31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范
DA/T 42 企業(yè)檔案工作規(guī)范
DA/T 50 數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范
DA/T 68 檔案服務(wù)外包工作規(guī)范
DA/T 69 紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范
DA/T 70 文書類電子檔案檢測一般要求
DA/T 78 錄音錄像檔案管理規(guī)范
JGJ 25 檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范3.1 商業(yè)銀行 commercial bank依照《中華人民共和國商業(yè)銀行法》和《中華人民共和國公司法》設(shè)立的吸收公眾存款、發(fā)放貸款、辦理結(jié)算等業(yè)務(wù)的企業(yè)法人。3.2 業(yè)務(wù)文件 business document各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的各種形式和載體的記錄。3.3 業(yè)務(wù)檔案 business archive辦理完畢且具有保存價(jià)值并歸檔保存的業(yè)務(wù)文件（3.2）。注：商業(yè)銀行的業(yè)務(wù)檔案包括但不限于對(duì)公信貸業(yè)務(wù)檔案、個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案、金融市場業(yè)務(wù)檔案、信用卡業(yè)務(wù)檔案、國際結(jié)算業(yè)務(wù)檔案、資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案、資產(chǎn)托管業(yè)務(wù)檔案、投資銀行業(yè)務(wù)檔案、同業(yè)業(yè)務(wù)檔案、養(yǎng)老金業(yè)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案等。4.1 業(yè)務(wù)檔案工作是商業(yè)銀行檔案工作的重要組成部分，商業(yè)銀行應(yīng)建立健全統(tǒng)一的業(yè)務(wù)文件材料歸檔和業(yè)務(wù)檔案管理制度，采取相應(yīng)措施確保業(yè)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。4.2 業(yè)務(wù)文件歸檔是業(yè)務(wù)工作流程的一個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)納入業(yè)務(wù)工作或項(xiàng)目計(jì)劃，納入業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制，納入考核體系和獎(jiǎng)懲制度，確保業(yè)務(wù)文件材料應(yīng)歸盡歸。4.3 商業(yè)銀行應(yīng)保護(hù)國家秘密和客戶敏感個(gè)人信息。涉密、涉及敏感個(gè)人信息的業(yè)務(wù)檔案，其管理要求見《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施條例》《中華人民共和國個(gè)人信息保護(hù)法》《中華人民共和國反不正當(dāng)競爭法》等。4.4 業(yè)務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理應(yīng)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃，實(shí)施前端控制和全生命周期管理，確保業(yè)務(wù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。4.5 商業(yè)銀行檔案人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉銀行業(yè)務(wù)，指導(dǎo)監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案工作，并定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)。發(fā)生崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理檔案工作交接手續(xù)。4.6 采取外包方式對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理的，應(yīng)按照DA/T 68相關(guān)規(guī)定的要求執(zhí)行。4.7 業(yè)務(wù)檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、日常管理、信息化建設(shè)等相關(guān)經(jīng)費(fèi)，應(yīng)列入本單位年度財(cái)務(wù)預(yù)算。5.1.1 負(fù)責(zé)對(duì)本單位業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。5.1.2 負(fù)責(zé)制定符合本單位實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章制度。5.1.3 負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做好業(yè)務(wù)文件材料的收集、整理和歸檔工作，監(jiān)督、指導(dǎo)所屬單位開展業(yè)務(wù)檔案管理工作。5.1.4 負(fù)責(zé)本單位業(yè)務(wù)檔案的接收、保管、利用、鑒定和處置等工作。5.1.5 參與本單位業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開發(fā)、實(shí)施等工作，提出業(yè)務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理要求；負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，推進(jìn)業(yè)務(wù)電子文件歸檔工作，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門及時(shí)歸檔業(yè)務(wù)電子文件，確保歸檔電子文件符合電子檔案管理要求。負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查本單位業(yè)務(wù)文件和檔案保密管理具體工作。5.3 商業(yè)銀行業(yè)務(wù)部門職責(zé)5.3.1 負(fù)責(zé)協(xié)助檔案部門制定本部門歸口管理的業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章制度。5.3.2 負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)文件的收集、整理、保管和歸檔工作，并對(duì)歸檔文件的齊全、完整、準(zhǔn)確和質(zhì)量負(fù)責(zé)。5.4 商業(yè)銀行信息技術(shù)部門職責(zé)5.4.1 負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開發(fā)、實(shí)施、運(yùn)維等過程中落實(shí)業(yè)務(wù)電子文件歸檔功能要求，依據(jù)制度標(biāo)準(zhǔn)配置業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)電子文件歸檔功能。5.4.2 參與電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案系統(tǒng)的研究開發(fā)、運(yùn)行維護(hù)、備份管理和數(shù)據(jù)安全管理等工，為業(yè)務(wù)檔案管理提供技術(shù)支持。6.1 商業(yè)銀行在對(duì)公信貸、個(gè)人信貸、金融市場、信用卡、國際結(jié)算、資產(chǎn)管理、資產(chǎn)托管、投資銀行、同業(yè)業(yè)務(wù)、養(yǎng)老金、業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的業(yè)務(wù)文件材料均應(yīng)納入歸檔范圍，其各類業(yè)務(wù)文件歸檔范圍具體見附錄A。各銀行可參考但不限于附錄A，并根據(jù)自身管理要求，按業(yè)務(wù)職能劃分并確定本單位業(yè)務(wù)文件歸檔范圍。因業(yè)務(wù)發(fā)生變動(dòng)等原因需變更歸檔范圍、保管期限等事宜，應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出變更申請(qǐng)，檔案部門及時(shí)進(jìn)行確定。6.2 業(yè)務(wù)文件歸檔時(shí)應(yīng)劃分保管期限。保管期限分為永久和定期，定期包括30年、20年、15年、10年、5年等，其各類業(yè)務(wù)檔案保管期限具體見附錄A。商業(yè)銀行信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限從貸款結(jié)清或業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的次年1月1日開始計(jì)算；其他業(yè)務(wù)檔案保管期限從業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的次年1月1日或會(huì)計(jì)年度終了后的第一天開始計(jì)算。附錄A中給出的保管期限為最低期限，各商業(yè)銀行在具體劃分時(shí)不宜低于該期限。國家法律法規(guī)有明確的更高要求的，以其規(guī)定為準(zhǔn)。6.3 業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)人員應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)后，及時(shí)將應(yīng)歸檔的業(yè)務(wù)文件移交本部門專（兼）職檔案人員管理。6.4 商業(yè)銀行業(yè)務(wù)文件制成材料、圖文字跡應(yīng)有利于歸檔保存。6.5 歸入商業(yè)銀行業(yè)務(wù)檔案的文件材料原則上宜是原件。因業(yè)務(wù)政策要求或業(yè)務(wù)實(shí)際情況需要保存復(fù)制件的，由業(yè)務(wù)主管部門確保其真實(shí)性。因特殊情況無法取得原件而保存復(fù)制件的，應(yīng)在復(fù)制件首頁注明原件保存單位或原件檔號(hào)等信息，由復(fù)制人簽署姓名和復(fù)制日期，并對(duì)復(fù)制件與原件的一致性負(fù)責(zé)。歸檔文件如同時(shí)歸屬管理類和業(yè)務(wù)類收集文件材料歸檔范圍，一般管理類檔案存原件，業(yè)務(wù)類檔案存復(fù)制件。7.1.1 業(yè)務(wù)文件收集完成后應(yīng)及時(shí)整理，保持業(yè)務(wù)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，并區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。7.1.2 整理紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件所使用的裝訂材料、修裱材料等應(yīng)符合DA/T 69、DA/T 25的檔案保管保護(hù)要求。7.1.3 業(yè)務(wù)文件中照片檔案、錄音錄像檔案的整理應(yīng)參照GB/T 11821、DA/T 50、DA/T 78、GB/T 18894；紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T 31的規(guī)定。7.1.4 業(yè)務(wù)電子文件的整理與歸檔應(yīng)符合第7章和第11章相關(guān)要求。7.2.1 商業(yè)銀行可根據(jù)本單位實(shí)際情況，結(jié)合業(yè)務(wù)檔案形成特點(diǎn)，制定各類業(yè)務(wù)檔案分類方案。各類業(yè)務(wù)檔案分類方案一經(jīng)確定，應(yīng)保持穩(wěn)定。各單位業(yè)務(wù)檔案的具體名稱如有與附錄A所列檔案名稱不相符的，應(yīng)參照類似檔案管理。7.2.2 商業(yè)銀行歸檔業(yè)務(wù)文件分類方法主要有以下幾種：a）對(duì)公信貸業(yè)務(wù)歸檔文件一般采用“業(yè)務(wù)類型-年度-保管期限”“年度-保管期限-機(jī)構(gòu)/部門-客戶-業(yè)務(wù)類型”“年度-機(jī)構(gòu)/部門-業(yè)務(wù)類型”等復(fù)式分類方法；b）個(gè)人信貸業(yè)務(wù)歸檔文件一般采用“業(yè)務(wù)類型-年度-保管期限”“機(jī)構(gòu)/部門-年度-業(yè)務(wù)類型”等復(fù)式分類方法；c）金融市場業(yè)務(wù)歸檔文件一般采用“年度-業(yè)務(wù)類型”等復(fù)式分類方法；d）信用卡業(yè)務(wù)歸檔文件一般采用“年度-機(jī)構(gòu)/部門-業(yè)務(wù)類型-保管期限”“業(yè)務(wù)類型-年度”等復(fù)式分類方法；e）國際結(jié)算業(yè)務(wù)歸檔文件一般采用“年度-產(chǎn)品/業(yè)務(wù)品種-保管期限”等復(fù)式分類方法；f）資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)歸檔文件一般采用“年度-業(yè)務(wù)類型”等復(fù)式分類方法；g）資產(chǎn)托管業(yè)務(wù)歸檔文件一般采用“年度-業(yè)務(wù)類型”“業(yè)務(wù)類型-年度-保管期限”等復(fù)式分類方法；h）投資銀行業(yè)務(wù)歸檔文件一般采用“機(jī)構(gòu)/部門-保管期限-年度”“機(jī)構(gòu)/部門-保管期限-產(chǎn)品/業(yè)務(wù)品種-年度”等復(fù)式分類方法；i）同業(yè)業(yè)務(wù)歸檔文件一般采用“產(chǎn)品-年度”“業(yè)務(wù)類型-年度”等復(fù)式分類方法；j）養(yǎng)老金業(yè)務(wù)歸檔文件一般采用“年度-產(chǎn)品/業(yè)務(wù)品種-保管期限”“年度-機(jī)構(gòu)/部門-保管期限” 等復(fù)式分類方法；k）業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)歸檔文件一般采用“機(jī)構(gòu)/部門-業(yè)務(wù)類型-年度-保管期限”“業(yè)務(wù)類型-年度-機(jī)構(gòu)/部門-保管期限”等復(fù)式分類方法。7.3.1 對(duì)公信貸業(yè)務(wù)文件的借款人、擔(dān)保人文件材料一般以“借款人或擔(dān)保人，即客戶”為單位進(jìn)行組卷；授信審批類文件材料一般以“單筆業(yè)務(wù)”為單位進(jìn)行組卷；要件類以“額度啟用業(yè)務(wù)”或“單筆業(yè)務(wù)”為單位進(jìn)行組卷；貸后管理類文件材料一般以“項(xiàng)目”“單筆業(yè)務(wù)”或“借款人”為單位進(jìn)行組卷；保全類文件材料一般以“借款人-處置方式”“借款人”或“單筆業(yè)務(wù)”為單位進(jìn)行組卷。7.3.2 個(gè)人信貸業(yè)務(wù)文件中，管理類（合作機(jī)構(gòu)資料）文件材料一般以“企業(yè)”或“項(xiàng)目”為單位進(jìn)行組卷；管理類（呆賬核銷）文件材料一般以“單筆業(yè)務(wù)”或“不良貸款客戶”為單位進(jìn)行組卷；經(jīng)營類文件材料一般以“單筆業(yè)務(wù)”為單位進(jìn)行組卷。7.3.3 金融市場業(yè)務(wù)文件中，管理類文件材料一般以“合同”或“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”或“年度”為單位進(jìn)行組卷，即每份合同協(xié)議及其附件資料根據(jù)內(nèi)容多少組成一卷或多卷；每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)每年進(jìn)行參數(shù)維護(hù)形成的申請(qǐng)表根據(jù)數(shù)量多少可組成一卷或多卷；每個(gè)年度形成授權(quán)書及轉(zhuǎn)授權(quán)書根據(jù)數(shù)量多少可組成一卷或多卷。經(jīng)營類項(xiàng)下文件一般以“單筆業(yè)務(wù)”為單位進(jìn)行組卷。7.3.4 信用卡業(yè)務(wù)文件中，客戶資料類文件材料一般以“單筆開卡申請(qǐng)”為單位進(jìn)行組卷；合作商戶資料類一般以“單個(gè)合作項(xiàng)目”為單位進(jìn)行組卷；呆賬核銷類一般以“核銷項(xiàng)目”為單位進(jìn)行組卷；資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓類一般以“轉(zhuǎn)讓項(xiàng)目”為單位進(jìn)行組卷；其他類文件一般以“業(yè)務(wù)類型”為單位進(jìn)行組卷。7.3.5 國際結(jié)算業(yè)務(wù)文件一般以“單筆業(yè)務(wù)”為單位進(jìn)行組卷。7.3.6 資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)文件一般以“日期”或“項(xiàng)目”為單位進(jìn)行組卷，即同一日期的文件依照數(shù)量多少組成一卷或多卷；同一項(xiàng)目形成的文件依照數(shù)量多少組成一卷或多卷。7.3.7 資產(chǎn)托管業(yè)務(wù)文件一般以“產(chǎn)品/業(yè)務(wù)品種”或“年度”為單位進(jìn)行組卷，或按“年度-產(chǎn)品”組卷，即每一年度下每一個(gè)“產(chǎn)品”形成的文件組成一卷或多卷。7.3.8 投資銀行業(yè)務(wù)文件一般以“單筆業(yè)務(wù)”為單位進(jìn)行組卷。7.3.9 同業(yè)業(yè)務(wù)文件一般以“單筆業(yè)務(wù)”或“合同”或“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”或“年度”為單位進(jìn)行組卷。7.3.10 養(yǎng)老金業(yè)務(wù)文件一般以“單筆業(yè)務(wù)”為單位進(jìn)行組卷。7.3.11 業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)文件中，會(huì)計(jì)憑證一般按“機(jī)構(gòu)-日期”為單位進(jìn)行組卷，同一機(jī)構(gòu)同一日期的業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)文件按業(yè)務(wù)形成時(shí)間組成一卷或多卷。會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)文件一般根據(jù)文件數(shù)量，選擇以“年/季/月”為單位進(jìn)行組卷。7.4.1 卷內(nèi)文件排序宜按業(yè)務(wù)文件形成的時(shí)間順序或按照歸檔范圍和保管期限表內(nèi)確定的文件類別順序等方式排列。7.4.2 成冊(cè)、成套性的業(yè)務(wù)文件宜保持其原有形態(tài)，可集中排列。7.5.1 檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、一致性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性、適用性原則。7.5.2 檔號(hào)的結(jié)構(gòu)為：“全宗號(hào)-類別號(hào)-案卷號(hào)［-件號(hào)（卷內(nèi)序號(hào)）］”。檔號(hào)結(jié)構(gòu)中，全宗號(hào)為立檔單位代碼，由檔案館（室）給定每個(gè)全宗的代碼或各單位自行定義本機(jī)構(gòu)及所屬單位全宗號(hào)；類別號(hào)的構(gòu)成元素包括一級(jí)類別號(hào)（檔案門類代碼）、二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、機(jī)構(gòu)/部門代碼、業(yè)務(wù)類型號(hào)、客戶號(hào)、 年度、保管期限代碼等，其結(jié)構(gòu)應(yīng)符合DA/T 13的規(guī)定，并根據(jù)本單位相應(yīng)業(yè)務(wù)門類檔案分類方案等實(shí)際需要確定；案卷號(hào)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，其為流水順序號(hào)，各單位應(yīng)按照實(shí)際數(shù)量確定案卷號(hào)的位數(shù)；件號(hào)（卷內(nèi)序號(hào)），采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，其為流水順序號(hào)，各單位應(yīng)按照實(shí)際數(shù)量確定件號(hào)的位數(shù)。檔號(hào)中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時(shí)上、下位代碼之間用連接號(hào)“-”（短橫線）相隔。類別號(hào)的構(gòu)成元素均屬類別號(hào)，為同級(jí)代碼，同一級(jí)代碼之間用間隔號(hào)“ ? ”相隔。連接號(hào)和間隔號(hào)各占半個(gè)字位置，上下居中。檔號(hào)編制示例：
示例：01-GD ? C ? 2011 ? D5-001-125說明：該檔號(hào)表示某商業(yè)銀行總部2011年形成的、保管期限為5年的，第1卷第125件經(jīng)營類個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案。個(gè)人信貸業(yè)務(wù)文件按照“全宗號(hào)-類別號(hào)（檔案門類代碼?業(yè)務(wù)類型號(hào)?年度?保管期限代碼）-案卷號(hào)-件號(hào)”規(guī)則編制檔號(hào)，“01”為全宗號(hào)；“檔案門類代碼?業(yè)務(wù)類型號(hào)?年度?保管期限代碼”即“GD?C?2011?D5”為個(gè)人信貸業(yè)務(wù)類別號(hào)；“001”為案卷號(hào)；“125”為件號(hào)。其中，檔案門類代碼：歸檔業(yè)務(wù)文件檔案門類代碼，由各單位自行定義。采用2位大寫漢語拼音字母標(biāo)識(shí)檔案門類代碼?？蓪w檔業(yè)務(wù)文件檔案門類代碼標(biāo)識(shí)為：業(yè)務(wù)“YW”或個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案“GD”。此處由“個(gè)貸”漢語拼音首字母“GD”表示，設(shè)為“GD”。業(yè)務(wù)類型號(hào)：由各單位自行定義。根據(jù)附錄A表A.2，個(gè)人信貸業(yè)務(wù)文件按業(yè)務(wù)類型劃分，可分為管理類（合作機(jī)構(gòu)資料），用A表示；管理類（呆賬核銷），用B表示；經(jīng)營類，用C表示。年度：此處為貸款本息結(jié)清或個(gè)貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢年度，即檔案形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。保管期限代碼：保管期限永久、30年、20年、15年、10年、5年，分別以代碼“Y”“D30”“D20”“D15”“D10”“D5” 標(biāo)識(shí)。a）全宗號(hào)、一級(jí)類別號(hào)（檔案門類代碼）、案卷號(hào)為必選項(xiàng)，不應(yīng)省略；b）二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、機(jī)構(gòu)/部門代碼、業(yè)務(wù)類型號(hào)、客戶號(hào)、年度、保管期限代碼、件號(hào)為可選項(xiàng)，可根據(jù)實(shí)際需要選擇使用。7.6.1 案卷應(yīng)編制案卷目錄、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表等內(nèi)容。a）案卷目錄樣式見附錄B；
b）序號(hào)，應(yīng)填寫案卷的流水順序號(hào)；
c）檔號(hào)，按照7.5.2編制；
d）案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)業(yè)務(wù)文件的內(nèi)容；
e）總頁數(shù)，應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和；
f）保管期限，應(yīng)填寫組卷時(shí)劃定的保管期限；
g）備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級(jí)、互見號(hào)或存放位置等信息。a）卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前，樣式見附錄C；
b）序號(hào)，應(yīng)依次標(biāo)注卷內(nèi)文件排列順序；
c）文件編號(hào)，應(yīng)填寫業(yè)務(wù)文件文號(hào)或業(yè)務(wù)編號(hào)或型號(hào)、或圖號(hào)或代字、代號(hào)等；
d）責(zé)任者，應(yīng)填寫業(yè)務(wù)文件的形成部門或形成者；
e）文件題名，應(yīng)填寫業(yè)務(wù)文件全稱。文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名；
f）日期，應(yīng)填寫文件形成的日期；
g）頁數(shù)，應(yīng)填寫每件文件總頁數(shù)；
h）備注，可根據(jù)實(shí)際填寫需注明的情況；
7.6.4 卷內(nèi)文件以件或卷為單位編寫頁號(hào)，以有效內(nèi)容的頁面為一頁，已有頁號(hào)且與待編頁號(hào)相同的文件可不再重新編寫頁號(hào)，卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。7.6.5 案卷封面及脊背樣式和要求參見附錄D。卷內(nèi)備考表應(yīng)排列在卷內(nèi)文件材料之后，其樣式及要求參見附錄E。紙質(zhì)文件載體已破損的，應(yīng)予以修裱；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予以復(fù)制。同時(shí)，應(yīng)按照保管期限要求，去除易銹蝕、易氧化的金屬裝訂用品。對(duì)于幅面過大的業(yè)務(wù)文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。7.8.1 歸檔文件的裝訂應(yīng)符合DA/T69相關(guān)規(guī)定要求。7.8.2 如一卷內(nèi)的歸檔文件較多，可分成多冊(cè)裝訂，多冊(cè)文件為同一卷。7.8.3 卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。以件為單位裝訂時(shí)，在每件文件首頁空白處加蓋歸檔章，樣式見附錄F。歸檔章中的檔號(hào)填寫方法同7.5.2，序號(hào)填寫方法為依次標(biāo)注卷內(nèi)文件排列順序。7.9.1 在貸款結(jié)清或業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢或在貸款發(fā)放后，業(yè)務(wù)部門檔案人員應(yīng)定期將經(jīng)系統(tǒng)化整理、履行審查手續(xù)并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后的歸檔業(yè)務(wù)文件向本單位檔案部門移交并辦理交接手續(xù)。辦理周期長的項(xiàng)目或業(yè)務(wù)，可分階段歸檔。具體歸檔時(shí)間可根據(jù)業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)確定，除國家另有規(guī)定外，最遲不應(yīng)超過次年12月31日。7.9.2 任何單位及個(gè)人不得拒絕歸檔，或?qū)?yīng)歸檔業(yè)務(wù)文件據(jù)為己有。8.1 商業(yè)銀行應(yīng)依據(jù)本單位業(yè)務(wù)檔案的載體形式選擇合適的檔案存放設(shè)備。檔案庫房防護(hù)功能及溫、濕度應(yīng)符合JGJ 25和GB/T 18894中關(guān)于各類載體形式的檔案保管要求。8.2 業(yè)務(wù)檔案出入庫應(yīng)事先做好清點(diǎn)、復(fù)核、封裝等工作，并辦理相關(guān)手續(xù)，嚴(yán)格遵守登記和審批制度。 檔案出入庫登記簿應(yīng)歸檔保管備查。9.1 商業(yè)銀行應(yīng)制定本單位業(yè)務(wù)檔案利用制度，依規(guī)辦理借閱手續(xù)，嚴(yán)格遵守登記和審批制度，對(duì)利用效果突出的宜進(jìn)行利用效果登記。利用效果登記相關(guān)要求應(yīng)符合DA/T 42的規(guī)定。9.2 查閱檔案時(shí)，應(yīng)優(yōu)先提供電子檔案；在業(yè)務(wù)檔案查閱使用過程中，如發(fā)現(xiàn)電子檔案存在無法讀取、影像不清晰或者不完整等問題，應(yīng)及時(shí)通知檔案部門查明原因、備案登記，并聯(lián)系信息技術(shù)部門進(jìn)行相應(yīng)處理，檔案部門應(yīng)調(diào)取備份或相應(yīng)的紙質(zhì)檔案提供利用。10.1 商業(yè)銀行應(yīng)成立由檔案部門牽頭，由本單位分管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門、檔案部門組成的檔案鑒定小組，定期對(duì)本單位已達(dá)到保管期限的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，并出具鑒定報(bào)告，提出鑒定意見。10.2 對(duì)已達(dá)到保管期限，確無保存價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)本單位檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組或分管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)后予以銷毀。10.3 對(duì)已達(dá)到保管期限但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)或有其他未了事項(xiàng)的業(yè)務(wù)檔案不得銷毀。10.4 對(duì)已達(dá)到保管期限，經(jīng)鑒定需要繼續(xù)保存的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)重新劃定保管期限，經(jīng)本單位檔案鑒定小組或分管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)后續(xù)存。10.5 商業(yè)銀行銷毀業(yè)務(wù)檔案時(shí)，單位檔案部門負(fù)責(zé)組織業(yè)務(wù)檔案銷毀工作，并與單位業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。銷毀人員及監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，嚴(yán)格防止業(yè)務(wù)檔案遺失和泄密。銷毀清冊(cè)和鑒定報(bào)告應(yīng)歸檔并永久保存?zhèn)洳?。電子業(yè)務(wù)檔案的銷毀還應(yīng)符合國家有關(guān)電子管理檔案的規(guī)定。10.6 商業(yè)銀行發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的，應(yīng)明確分管負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門職責(zé)，將業(yè)務(wù)檔案處置工作納入資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)工作業(yè)務(wù)流程，做到與資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動(dòng)工作同步推進(jìn)，業(yè)務(wù)檔案處置工作未完成，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)工作不得結(jié)束，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)不得解散；應(yīng)主動(dòng)、及時(shí)向相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)單位匯報(bào)有關(guān)情況，有序開展業(yè)務(wù)檔案處置工作，具體要求按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法》執(zhí)行。11 業(yè)務(wù)電子文件歸檔與電子檔案管理
11.1 商業(yè)銀行應(yīng)按照GB/T 18894和DA/T 70的要求，做好業(yè)務(wù)電子文件歸檔和業(yè)務(wù)電子檔案的管理工作。11.2 來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的業(yè)務(wù)電子檔案可僅以電子形式保存。業(yè)務(wù)檔案同時(shí)存在紙質(zhì)和電子兩種載體時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。11.3 商業(yè)銀行應(yīng)明確業(yè)務(wù)電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍、時(shí)間、程序、接口和格式等要求。11.4 商業(yè)銀行應(yīng)為業(yè)務(wù)電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)，配置與業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲(chǔ)設(shè)備。11.5 業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)具備電子文件歸檔功能或接口，能支持按要求形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。其功能包括但不限于：內(nèi)置相應(yīng)業(yè)務(wù)電子檔案分類方案、歸檔范圍與保管期限表等工具；支持電子文件形成或辦理部門完整收集、整理應(yīng)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)；能按內(nèi)置規(guī)則自動(dòng)命名、存儲(chǔ)業(yè)務(wù)電子文件及其組件，保持業(yè)務(wù)電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，建立業(yè)務(wù)電子文件與業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系；能按標(biāo)準(zhǔn)生成業(yè)務(wù)電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)包，或向歸檔接口推送業(yè)務(wù)電子文件及其元數(shù)據(jù)； 能對(duì)已收集、積累的業(yè)務(wù)電子文件的所有操作進(jìn)行跟蹤、審計(jì)等，其具體要求按照GB/T 18894等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。11.6 業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)滿足檔案接收、管理、存儲(chǔ)、利用、鑒定處置等全流程業(yè)務(wù)功能，其功能包括但不限于：業(yè)務(wù)電子檔案管理配置功能，如業(yè)務(wù)檔案分類方案管理、檔號(hào)規(guī)則管理、保管期限表管理、元數(shù)據(jù)方案管理、門類定義等；業(yè)務(wù)電子檔案管理功能，如業(yè)務(wù)電子檔案及其元數(shù)據(jù)的采集、登記、分類、編目、命名、存儲(chǔ)、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、移交、備份、報(bào)表管理等；安全管理功能，如身份認(rèn)證、權(quán)限管理、跟蹤審計(jì)、生成固化信息等；系統(tǒng)管理功能，如系統(tǒng)參數(shù)管理、系統(tǒng)用戶和資源管理、系統(tǒng)功能配置、操作權(quán)限分配、事件報(bào)告等；業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案管理功能，如對(duì)業(yè)務(wù)電子檔案和業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案的同步編目、排序、編制檔號(hào)等；業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字副本管理功能等，其具體要求按照 GB/T 18894等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。11.7 需通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)開展電子檔案管理活動(dòng)時(shí)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)同時(shí)具備電子文件歸檔和電子檔案管理功能。11.8 商業(yè)銀行應(yīng)統(tǒng)籌制定電子檔案備份方案和策略，對(duì)業(yè)務(wù)電子檔案、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等進(jìn)行備份管理。11.9 商業(yè)銀行應(yīng)定期對(duì)業(yè)務(wù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，形成檢測報(bào)告。11.10 設(shè)備環(huán)境更新時(shí)，業(yè)務(wù)電子檔案形成部門（業(yè)務(wù)部門）應(yīng)及時(shí)通知檔案部門，確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，形成部門（業(yè)務(wù)部門）或信息技術(shù)部門應(yīng)將其及時(shí)遷移、轉(zhuǎn)換，并將遷移、轉(zhuǎn)換后的電子檔案向檔案部門移交。11.11 應(yīng)銷毀業(yè)務(wù)電子檔案應(yīng)從在線存儲(chǔ)設(shè)備、異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過程元數(shù)據(jù)、日志中自動(dòng)記錄鑒定、銷毀活動(dòng)，將被銷毀業(yè)務(wù)電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫。11.12 應(yīng)銷毀業(yè)務(wù)電子檔案的離線存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)對(duì)其實(shí)施破壞性銷毀。實(shí)施銷毀前，應(yīng)對(duì)備份其中的其他電子檔案進(jìn)行離線存儲(chǔ)介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。
