業(yè)務(wù)交流 - 做好汛期檔案管理庫房工作

   近期，全國部分地區(qū)出現(xiàn)持續(xù)強(qiáng)降雨，我們要高度重視汛期檔案安全工作，預(yù)防為主，采取必要措施，確保檔案絕對安全。如何做好汛期檔案庫房管理工作？請參考以下內(nèi)容：

〖做好防汛防災(zāi)準(zhǔn)備工作和 

   搶救受災(zāi)檔案的培訓(xùn)工作〗

     按照《檔案館建筑規(guī)范》（JGJ—2010）的要求，檔案館應(yīng)地勢較高、場地干燥、排水通暢。有洪水危險的地方，檔案庫不宜設(shè)置在建筑底層部分。我國大部分地區(qū)每年汛期在4—9月。在汛期來臨之前，檔案部門應(yīng)制定好本單位的防汛防災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，儲備好必要的防汛工具和防汛物資。此外，最好能預(yù)備一些檔案轉(zhuǎn)運工具，如整理箱、密封袋、推車等，必要時可提前轉(zhuǎn)運地勢較低檔案庫房里的檔案。即使樓層較高的庫房也要使庫內(nèi)存放檔案的最低處離地面高度不少于15cm，并且仔細(xì)檢查庫房防潮、防水措施，消除跑冒滴漏等潛在水患因素，加強(qiáng)館區(qū)內(nèi)、周邊管線和排水系統(tǒng)的管理。有條件的檔案館可以在庫區(qū)布置漏水感應(yīng)繩或水浸傳感器，沿庫房墻邊或空調(diào)冷凝水管道等可能存在漏水隱患的位置進(jìn)行鋪設(shè)，一旦檢測到水的出現(xiàn)，不僅可以聲光報警，還能給出具體漏水位置，便于及時采取處理措施。

    如果發(fā)現(xiàn)檔案生霉，應(yīng)及時將其轉(zhuǎn)移，避免霉菌擴(kuò)散。若發(fā)生小面積檔案生霉的情況可先用含有高效過濾器（HEPA）的吸塵器吸除表面霉菌，然后再用醫(yī)用酒精棉球小心擦拭清除霉斑。若發(fā)生大面積檔案生霉的情況，則需采用環(huán)氧乙烷熏蒸的方式，并需要聯(lián)系專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理。同時，要設(shè)置過渡庫房，將經(jīng)除霉處理后的檔案存放其中進(jìn)行觀察，切忌直接放回原庫房。檔案生霉的庫房也應(yīng)同時采取處理措施，找出生霉的真正原因加以解決。

〖在準(zhǔn)確監(jiān)測的基礎(chǔ)上調(diào)控好〗

     在汛期，庫房外的溫濕度往往較高，有可能影響庫房內(nèi)的溫濕度而對檔案造成損害。因此，在準(zhǔn)確監(jiān)測庫房溫濕度的基礎(chǔ)上，調(diào)控好溫濕度，從而保護(hù)檔案安全，是一項至關(guān)重要的工作。

▉選擇適宜檔案庫房的溫濕度監(jiān)測設(shè)備

    準(zhǔn)確監(jiān)測溫濕度是做好庫房環(huán)境調(diào)控的前提。目前，隨著傳感器技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字型溫濕度傳感器的溫度誤差≤0.5℃、相對濕度誤差≤3%（25℃，RH 20%～80%時），檢測靈敏度高，響應(yīng)時間短（＜10秒），與傳統(tǒng)的毛發(fā)溫濕度計相比，其更適用于檔案庫房的溫濕度監(jiān)測工作。但是傳感器存在漂移的情況，需要定期校準(zhǔn)，檔案部門日常可以采用更高精度的校準(zhǔn)級溫濕度計對庫房的溫濕度監(jiān)測設(shè)備進(jìn)行比對校準(zhǔn)。校準(zhǔn)級溫濕度計溫度誤差≤0.2℃、相對濕度誤差≤1.8%（25℃，RH 20%～80%時），還可以同時顯示露點溫度，有助于庫房溫濕度的調(diào)控工作。采用中央空調(diào)系統(tǒng)或面積較大的檔案庫房，會存在溫濕度分布不均勻的情況，要根據(jù)溫濕度監(jiān)測探頭的分布位置和空調(diào)送、回風(fēng)口的溫濕度情況進(jìn)行綜合評估。

▉做好檔案庫房溫濕度記錄日志

   記錄好檔案庫房溫濕度的日變化情況，有助于及時發(fā)現(xiàn)問題。采用紙質(zhì)檔案庫房溫濕度記錄預(yù)警圖工具（如圖所示），將記錄的溫濕度數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為分布點圖，可以直觀形象地幫助檔案部門做好庫房溫濕度控制工作。將庫房溫濕度的二維坐標(biāo)劃分為4個顏色區(qū)域，其中：綠色區(qū)域為正常，即溫度14℃～24℃、相對濕度45%～60%的適宜范圍；黃色區(qū)域提示應(yīng)引起注意；橙色區(qū)域提示情況嚴(yán)重；紅色區(qū)域則表示情況特別嚴(yán)重。在庫房溫濕度管理實踐過程中，需要考慮到溫濕度監(jiān)控設(shè)備的測量精度、誤差范圍、允許波動范圍以及檔案載體材料吸濕性等因素。設(shè)置黃色區(qū)域，有緩沖區(qū)域的實際意義，如果庫房溫濕度監(jiān)測數(shù)據(jù)集中出現(xiàn)在黃色區(qū)域，需要引起工作人員注意，提示庫房溫濕度發(fā)生了變化，是否與季節(jié)變化有關(guān)，是否與空調(diào)設(shè)備工況有關(guān)，同時需要對溫濕度傳感器等檢測設(shè)備和空調(diào)通風(fēng)等控制設(shè)備進(jìn)行校準(zhǔn)維護(hù)工作。橙色預(yù)警區(qū)域表明已有溫濕度的不利影響，應(yīng)該引起檔案部門的重視。紅色預(yù)警區(qū)則屬于高風(fēng)險區(qū)域，當(dāng)溫度≥28℃或相對濕度≥70%時，對檔案的安全保存有特別嚴(yán)重的影響。當(dāng)檔案庫房采用溫濕度巡檢系統(tǒng)或人工記錄溫濕度數(shù)據(jù)連續(xù)3日均落在紅色預(yù)警區(qū)時，或連續(xù)5日溫濕度監(jiān)測數(shù)據(jù)均在橙色預(yù)警區(qū)或紅色預(yù)警區(qū)時，則需要采取相應(yīng)措施，如檢修空調(diào)系統(tǒng)、開啟除濕機(jī)、檢查庫房密閉性等工作，使庫房溫濕度調(diào)控到綠色區(qū)域。

紙質(zhì)檔案庫房溫濕度記錄預(yù)警圖

▉注意庫房溫濕度的變化規(guī)律

檔案庫房的溫濕度變化會呈現(xiàn)一定的規(guī)律：一般早晨溫度較低，相對濕度較高；中午溫度升高，相對濕度降低；晚上溫度下降，相對濕度又升高。這是因為在露點溫度不變的情況下，溫度升高，則相對濕度下降，溫度降低，則相對濕度升高。檔案庫房可以采用濕度優(yōu)先控制的原則，嚴(yán)格控制相對濕度的變化范圍，適當(dāng)放寬溫度的波動范圍（但庫房溫度最高不應(yīng)超過26℃），可以降低空調(diào)系統(tǒng)的能耗。

維持檔案庫房的相對密閉性

由于雨季空氣中的相對濕度長時間接近飽和，水分可通過建筑緩慢滲透，造成庫房內(nèi)相對濕度的升高。庫房外大氣高溫高濕，檔案庫房（整個庫區(qū)）要盡可能降低和外界的氣體交換，以保證庫房的相對密閉性，這樣才有利于保持庫內(nèi)溫濕度的平穩(wěn)，減少波動。因此，采用中央空調(diào)系統(tǒng)的檔案庫房，應(yīng)使新風(fēng)量維持最低的狀態(tài)，庫內(nèi)空氣以內(nèi)循環(huán)為主。同時，除必要的入庫檢查外，盡可能減少人員進(jìn)出庫房的次數(shù)。

〖改善庫房空氣質(zhì)量同時 注意檔案保存微環(huán)境狀況〗

    庫房空氣質(zhì)量既是影響檔案長久保存的重要因素，也是檔案保存狀況的客觀反映。在高溫高濕的季節(jié)，檔案部門在調(diào)控好檔案庫房溫濕度的同時，也應(yīng)注意到改善庫房空氣質(zhì)量。檔案庫房根據(jù)保存檔案載體材料的不同，可采用彼此獨立的空氣凈化系統(tǒng)，以過濾方法有效去除各種氣體污染物和顆粒物，保持庫房正壓狀態(tài)。在機(jī)械通風(fēng)的條件下，讓庫內(nèi)保持穩(wěn)定的氣流，這樣不僅可以改善庫房空氣質(zhì)量，還有效地調(diào)控了庫房的溫濕度，為檔案安全長久保存營造適宜的環(huán)境。

    庫房空氣中顆粒物濃度與生霉與否存在一定的正相關(guān)性。生物氣溶膠通常是指空氣動力學(xué)直徑在100微米以內(nèi)的含有微生物或來源于生物性物質(zhì)的氣溶膠，包括懸浮于空氣中的細(xì)菌、病毒、真菌等，是PM2.5、PM10等大氣顆粒物的重要組成部分。顆粒物濃度高，表明空氣潔凈度較差，空氣中的生物氣溶膠濃度相對也較高，附著在檔案載體材料上的概率也就越大，容易引發(fā)檔案生霉的情況。顆粒物的凈化去除目前已是成熟的技術(shù)，在汛期來臨之前，檔案部門可以對空調(diào)系統(tǒng)進(jìn)行檢修維護(hù)，及時更換空調(diào)過濾器，或者增加庫房空氣凈化器，去除空氣中的顆粒物，提高庫房的潔凈程度，消除生霉隱患。

    通過檢測庫房揮發(fā)性有機(jī)物（VOCs）的方法，不僅可以及時發(fā)現(xiàn)生霉問題，還可以幫助判斷空調(diào)系統(tǒng)工況。在高溫高濕的情況下，檔案庫房一旦出現(xiàn)生霉情況，空氣中容易散發(fā)出“霉味”，實際上這是微生物源揮發(fā)性有機(jī)物（MVOCs），屬于VOCs的一類，由于MVOCs具有特殊的氣味，比較容易察覺和檢測，目前通過VOCs檢測已成為判斷環(huán)境物品保存安全狀況的一種技術(shù)方法。此外，當(dāng)檢測庫房VOCs時，如果發(fā)現(xiàn)空氣中制冷劑（如氟利昂CFCs類化合物）濃度較高，可以輔助判斷空調(diào)系統(tǒng)的工況，可能存在制冷劑泄漏的情況，應(yīng)及時檢修。

     在改善庫房空氣質(zhì)量的同時，注意對檔案保存微環(huán)境的監(jiān)測。通常檔案保存于檔案柜、檔案卷盒等檔案裝具之中，由于紙質(zhì)檔案的吸濕性，這種微環(huán)境有時會和庫房環(huán)境出現(xiàn)不一致的情況，需要定期開展紙質(zhì)檔案含水量的抽檢工作。正常情況下，紙質(zhì)檔案的含水量小于12%，如果微環(huán)境中相對濕度長時間超過70%，紙張的含水量也會緩慢升高，從而增加檔案生霉的風(fēng)險。因此，在控制好庫房環(huán)境的同時，采用紙張表面水分測量儀，可無損測量檔案卷盒和重點紙質(zhì)檔案的含水量，加強(qiáng)檔案保存微環(huán)境的管理工作。

  來源：@中國檔案雜志 

  作者：國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所 方志華