檔案室智能密集架如何編號
在和檔案館庫管理人員打交道過程中，越來越多的被檔案管理人員問到，如何快速地對檔案進(jìn)行編碼整理，方便的使用智能檔案密集架。為滿足廣大用戶的需求，融安特的技術(shù)人員，為您詳細(xì)講述如何快速的為檔案密集架編碼，存檔。
智能檔案密集架編號應(yīng)符合下列要求：
1、整齊一致
排列一致，橫豎成行，不同規(guī)格式樣的分排;
2、通風(fēng)避光
有窗庫房的智能密集架排列，應(yīng)與窗戶垂直，以避免強(qiáng)烈光線直射;
3、空間利用
主要過道的寬度一般可在1m-1.2m間，一般的、非密集架、架與架之間的距離以0.8m左右為宜，柜與柜間的距離適當(dāng)加寬，柜架不應(yīng)緊靠墻壁;
4、統(tǒng)一編號
自門口起從左至右編架(柜)號，每個架(柜)子的欄也從左至右編號，每欄的格自上而下編號。如果沒有欄，則是從上到下編格號。
以上是大致的思路，以下是具體的執(zhí)行規(guī)范。
圖
1、主題內(nèi)容與適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔號的結(jié)構(gòu)、編制原則和編制方法。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案館(室)編制檔號。
2、術(shù)語
2.1檔號
智能檔案密集柜在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督的作用。
2.2全宗號
智能檔案密集柜給定每個全宗的代碼。
2.3案卷目錄號
全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。
2.4類別號
館(室)藏檔案類別的代碼。
2.5項目號
產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字和代號。
2.6案卷號
案卷排列的順序號。
2.7件號
案卷內(nèi)文件的順序號。
2.8頁(張)號
案卷內(nèi)文件每頁(張)的順序號
2.9代碼
一個或一組有序的、易于計算機(jī)和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其他符號。
3、檔號編制原則
3.1唯 一性原則
檔案館(室)內(nèi)檔號應(yīng)指代單一。不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。
3.2合理性原則
檔號結(jié)構(gòu)要與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。
3.3穩(wěn)定性原則
檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變
3.4擴(kuò)充性原則
檔號要留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。
3.5簡單性原則
檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存儲空間，提高處理效率。
4檔號的結(jié)構(gòu)
檔號結(jié)構(gòu)分為三種：
4.1第 一種結(jié)構(gòu)為：全宗號—案卷目錄號—案卷號—件、頁(張)號。
4.2第 二種結(jié)構(gòu)為：全宗號—類別號—案卷號—件、頁(張) 號。
4.3第 三種結(jié)構(gòu)為：類別號—項目號—案卷號—件、頁(張)號。
4.4檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時上、下位代碼之間用“—”(短橫)相隔。
4.5件號、頁(張)號可根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項編號。
5、檔號的編制方法
5.1全宗號的編制方法
全宗號用四位代碼標(biāo)識。其中第 一位用漢語拼音字母標(biāo)識全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一屬類全宗的順序號。
5.1.1全宗屬類代碼的編制方法
5.1.1.1在一個檔案館內(nèi)，全宗屬類代碼不應(yīng)重復(fù)。
5.1.1.2全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。
5.1.2全宗順序號的編制方法
5.1.2.1全宗屬類內(nèi)的各個全宗按排列次序流水編號。
5.1.2.2在一個屬類內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的全宗順序號。
5.2案卷目錄號的編制方法
案卷目錄號以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。
5.2.1案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置，可按不同時間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。
5.2.2每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足100時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。
5.2.3在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。
5.3類別號的編制方法
5.3.1類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識。
5.3.2不同級位的類別之間可用間隔符“.”分開。不產(chǎn)生誤解時，可省略間隔符。類別號一般不應(yīng)超過三級。
5.3.3在一個智能檔案密集柜(室)內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號。
5.4項目號的編制方法
項目號引用有關(guān)管理部門編制的項目代號
5.5案卷號的編制方法
5.5.1案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。
5.5.2目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。
5.5.3每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄;如一個案卷流水順序號分登兩個以上(含兩個)案卷目錄時應(yīng)合并為一個目錄號或按目錄分編相應(yīng)數(shù)目的案卷流水號。
5.6件號的編制方法
5.6.1不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必 須單件裝訂編號。
5.6.2件號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。
5.6.3卷內(nèi)文件按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。
5.6.4件號前必 須同時列寫案卷及其以前各號。
5.7頁(張)號的編制方法
5.7.1頁(張)號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。
5.7.2卷內(nèi)文件各頁(張)按排列次序流水編號。不應(yīng)有空號。
