檔案到了銷毀年限怎么辦？

很多單位的檔案到了銷毀年限卻不敢銷毀，為探明原因，找到解決辦法，筆者以會計檔案為例，對多家單位進行了走訪調(diào)查。

調(diào)查結(jié)果

首先筆者對檔案銷毀情況做了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)有的單位從成立至今幾十年來所有的會計檔案都保存在檔案架上;有的對到期會計檔案打捆裝箱貼封保存;還有的由主管部門代管;而按照規(guī)定進行銷毀的沒有一家。

到期不銷毀的原因

應(yīng)銷毀的會計檔案為什么不按規(guī)定進行銷毀呢?究其原因，有如下幾個：

“怕”銷毀。根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，檔案銷毀需要單位主要負責(zé)人在銷毀清冊上簽署意見。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，好多單位寧愿多留一些存儲空間，也不銷毀到期檔案。這是為什么呢?究其原因：怕銷毀后被別人埋怨，如果銷毀，以后需要查閱，便無從查起了。因此，這項工作能拖就拖，能推就推，對一些到期的會計檔案確實沒有地方存放的就打包裝箱，貼封入庫保存，“萬事大吉”。

怕麻煩。《會計檔案管理辦法》第十條 第 一 款指出：對到期的會計檔案“會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年代和檔案編號”，主要領(lǐng)導(dǎo)簽署銷毀意見，指定人員監(jiān)銷。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，特別是企事業(yè)單位會計檔案保存年代久，檔案數(shù)量多，會計人員換了數(shù)任，現(xiàn)任會計認為：銷毀會計檔案需要登記造冊，有的還要進行鑒定，會計檔案形成時間長，現(xiàn)有人員少，工作量大，任務(wù)重，根本沒法開展此項工作。

幾點思考

修訂后的《會計檔案管理辦法》將會計檔案定期保管期限調(diào)整為10年和30年，隨著檔案保管年限的延長，到期后的檔案沒有及時銷毀，占據(jù)了大量檔案空間，對應(yīng)接收的檔案因庫容不足入不了庫，成了“燙手山芋”，存之有余，棄之不能。這不僅給管理人員增加了工作量，而且大大增加了經(jīng)費投入。面對這種情況，筆者給出以下建議：

1.為領(lǐng)導(dǎo)決策提供政策依據(jù)。宣傳學(xué)習(xí)《檔案法》和《會計檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，使領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員懂得，銷毀到期會計檔案是法律法規(guī)的明文規(guī)定，在銷毀到期會計檔案時，要消 除顧慮，工作人員要不怕麻煩，做到按法律法規(guī)賦予的銷毀程序進行銷毀到期的會計檔案，既合法又合理還能減輕工作人員負擔(dān)。

2.銷毀會計檔案時要嚴把鑒定關(guān)。對需要銷毀的會計檔案進行認真鑒定，雖然有些檔案已到期，根據(jù)檔案的具體情況可適當延長保管時間。這類檔案可交由第三方檔案存儲機構(gòu)進行托管，一方面可釋放本單位存儲空間以便接收新的檔案，另一方面較好的存儲環(huán)境可延長重要檔案的使用壽命。

總之，銷毀到期會計檔案，這是法律賦予的職責(zé)和義務(wù)，無限期延長到期檔案的保管時間，不按規(guī)定銷毀也是一種不負責(zé)任行為。因此，會計檔案應(yīng)按照《檔案法》《會計檔案管理辦法》要求，做到銷毀有據(jù)，保存合法，依法辦事，科學(xué)管理。