解讀丨歸檔文件整理規(guī)則 ，關(guān)于備考表的幾點(diǎn)要求

編者按：

6.4.2 備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期(見附錄E)。

a)盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

b)整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

c)整理日期：歸檔文件整理完成日期。

d)檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。

e)檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

——檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(DA/T 22—2015)《歸檔文件整理規(guī)則》

備考表置于盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以記錄整理、檢查情況并對(duì)盒內(nèi)歸檔文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況進(jìn)行必要的注釋說明。備考表是機(jī)關(guān)檔案部門對(duì)歸檔文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理的有效措施。

備考表上設(shè)置的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期，各項(xiàng)目的填寫要求如下：

1. 盒內(nèi)文件情況說明

填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況等。整理工作完畢后歸檔文件如有缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說明。進(jìn)行歸檔文件整理工作時(shí)，如某份文件需說明的內(nèi)容較復(fù)雜，歸檔文件目錄備注項(xiàng)中無法填寫，也可以在目錄相關(guān)條目的備注項(xiàng)中加“*”號(hào)標(biāo)示，并在各考表中予以詳細(xì)說明。

2. 整理人

負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。業(yè)務(wù)或文書部門整理歸檔的機(jī)關(guān)，此項(xiàng)一般由該部門負(fù)責(zé)整理歸檔工作的人員填寫;在機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行集中整理的機(jī)關(guān)，此項(xiàng)一般由檔案人員填寫。

3. 整理日期

填寫歸檔文件整理完畢的日期。

4. 檢查人

負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。此項(xiàng)一般由機(jī)關(guān)檔案人員填寫，以示對(duì)整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查;也可與機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人聯(lián)署，由其對(duì)文件材料歸檔的齊全完整情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

5. 檢查日期

填寫歸檔文件檢查完畢的日期。備考表的外形尺寸、頁邊和文字區(qū)尺寸以及表中各項(xiàng)目的具體位置、尺寸見圖4-8。

歸檔文件在機(jī)關(guān)檔案部門保存階段內(nèi)如有變動(dòng)情況，檔案工作人員應(yīng)隨時(shí)在備考表中注明，以便后續(xù)管理以及檔案移交進(jìn)館等工作得以正常進(jìn)行。