解讀丨歸檔文件整理規則，歸檔和不歸檔的范圍

以下內容來源 李明華主編《歸檔文件整理規則解讀》，僅供參考。

歸檔和不歸檔的范圍

歸檔范圍，就是歸檔文件整理的范圍。確定歸檔的范圍，是整理工作首先要解決的實際問題。機關在工作活動中形成和使用的文件材料數量很多，在這些文件材料中，有本機關制發的，也有上級、同級和下級機關制發的;有主送的，也有抄送的;有重要法規性的，也有一般事務性的;有單份的，也有重份的;有長期效用的，也有短期效用的等等。在整理時，不是所有的文件材料都需要歸檔，而是要正確分析，區別對待。在確定機關文材料的歸檔范圍時，既要保證該歸檔的文件材料收集齊全，完整歸檔，防止“有檔不歸”;又要注意不該歸檔的文件材料不能歸檔，防止“有文必檔”。對于不屬于歸檔范圍的文件材料，可由文件的產生部門自行保存一二年后按有關規定銷毀。

為了完整、系統地保存本機關在工作活動中形成的、具有保存價值的各種門類和各種載體的文件材料，提高歸檔文件的質量，以適應機關各項工作的需要，為國家積累門類齊全、結構合理的檔案資源，國家檔案局2006年12月18日發布了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局令第8號),對機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限作出了規定。

1、機關文件材料歸檔的范圍

(1)反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關

工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料;

(2)機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益方面具有憑證價值的文件材料;

(3)本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料;下級機關報送的重要文件材料;

(4)其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

國家檔案局令第8號對機關文件材料歸檔范圍只是作了一個原則上的區分，原因在于機關文件材料涵蓋了機關在其工作活動中形成的所有文件材料，文件材料的內容及其載體差異性較大，內容也很龐雜，詳細概括或全部指明機關文件材料的歸檔范圍，在技術處理上確實存在困難。因此，國家檔案局只對機關各類文件材料的歸檔范圍作宏觀、指導性規定。本著“先易后難，分開處理”的思想，國家檔案局令第8號對機關文書材料的歸檔范圍作出了具體要求，對非文書和非紙質載體文件材料的歸檔范圍提供了指引，即“機關形成的人事.基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行"。

國家檔案局令第8號關于機關文件材料歸檔范圍的四項原則規定，既是機關判斷文件材料是否歸檔的價值標準，同時又賦予了機關編制本單位文件材料歸檔范圍的自主性和靈活性，便于各機關從實際工作出發，根據本機關具體職能活動，合理開展機關文件材料歸檔范圍的編制工作。

2、機關文件材料不歸檔范圍

(1)上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等;

(2)本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料;

(3)同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料;

(4)下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

需要指出的是，一般文件的歷次修改稿、各次校對稿雖不歸檔，但重要的法律、法規的歷次修改稿、有黨和國 家 領導人修改意見和批示、指示的稿本應屬機關文件材料歸檔范圍。文件的定稿，包括計算機打印出的定稿，即使定稿上沒有機關領導人的簽批、審改意見，原則上也應納入機關文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。