解讀13號令 文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表編制

文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表編制

文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表（以下簡稱“保管期限表”）是以表冊形式，列舉檔案的來源、內容、形式并指明其保管期限的一種指導性文件，是檔案收集、鑒定工作的重要指引。《規定》關于保管期限表編制要求有3個突出特點：

1. 提出兩個擴展

《規定》要求機關保管期限表的編制要做到2個擴展：

一是編制主體從機關擴展到所屬機構，要求機關和機關所屬機構都應編制保管期限表。當然，如果所屬機構不屬于獨立的立檔單位，應當將其產生的文件材料納入機關保管期限表予以規范。

二是編制內容從文書檔案擴展到各個門類，要求“機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”。這一要求，沒有將保管期限表限定為文書檔案保管期限表，實際上就是要求各機關編制包含機關所有門類檔案的保管期限表，用以指導收集和鑒定工作。

2. 完善審查要求

《規定》在明確“機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后施行”的同時，還提出了機關所屬機構保管期限表的審查和機關保管期限表修訂后的審查要求。對于機關所屬機構保管期限表，《規定》提出應由機關審查同意后施行，明確機關所屬機構保管期限表的審查主體為本機關。

這與《規定》第十條機關“對所屬機構的檔案工作進行監督和指導”職責是相呼應的。對于機關保管期限表的修訂，《規定》要求“機關內部機構或工作職能發生變化時應當及時修訂，經重新審查同意后施行”，提出了機關保管期限表的修訂條件和重新審查要求。

換言之，機關保管期限表按要求進行修訂的，都應當重新履行審查手續。如此規定的原因：

一是保管期限表是開展檔案鑒定工作的標準和依據，關系到檔案的存毀去留；

二是保管期限表是判斷收集、歸檔、鑒定、銷毀工作是否合法合規的重要依據，是判定、劃分責任的重要參考，因而需要充分重視、嚴格執行。

3.明確編制依據

鑒于機關保管期限表的編制內容從文書檔案擴展到各個門類檔案，因而其編制依據在國家檔案局令第8號基礎上，增加了規范科技、照片等門類檔案歸檔范圍和保管期限的相應標準、規范（參見前表）。各機關應以上述標準、規范為依據，參照文書檔案保管期限表的樣式，編制涵蓋機關各個檔案門類、同時包含歸檔范圍和保管期限2項內容的機關保管期限表，真正做到“全面、系統反映機關主要職能活動和基本歷史面貌”。當然，對于人事、會計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，從其專門規定即可，不需在機關保管期限表中重復規定。