以下內(nèi)容來源：《會計檔案管理辦法講解》，僅供參考學(xué)習(xí)，有任何問題敬請留言。《會計檔案管理辦法》第十三條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計檔案，在進(jìn)行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
【解讀】本條規(guī)定了利用會計檔案的有關(guān)要求。會計檔案的利用，是指以查閱、借出、復(fù)制、證明、咨詢、網(wǎng)絡(luò)推送等方式使用會計檔案的活動。相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案的利用更加快捷方便，但安全隱患相對明顯。在對電子會計檔案進(jìn)行復(fù)制時，需將電子會計檔案進(jìn)行紙質(zhì)打印，并加蓋檔案機(jī)構(gòu)或檔案管理機(jī)構(gòu)公章。會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要資料和證據(jù)，在有效利用的同時，還應(yīng)確保檔案的安全和保密。因此，需結(jié)合本單位保密制度，建立完善的會計檔案利用管理制度。會計檔案利用管理制度一般應(yīng)包括利用范圍、利用方式、利用有效時限、利用權(quán)限、審批程序、 登記制度等內(nèi)容。利用檔案應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行登記，登記的內(nèi)容一般應(yīng)包括序號、日期、檔號、題名、借閱部門、借閱人簽字、歸還日期、備注等內(nèi)容。會計檔案原則上不得對外借出。遇特殊情形，如配合國家安全、司法、審計、監(jiān)管等相關(guān)單位工作，依法依規(guī)必須對外借出會計檔案的，須按照單位檔案管理制度履行審批程序后辦理登記手續(xù)。電子會計檔案因其在使用時更容易被復(fù)制，各單位應(yīng)嚴(yán)格控制電子會計檔案的借出頻次。
《會計檔案管理辦法》第十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
【解讀】本條對會計檔案定期保管期限的設(shè)置進(jìn)行了重新規(guī)范。為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會計檔案的實際利用需求，本次修訂將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類，即將原附表1、附表2中保管期限為3年、5年、10年的會計檔案統(tǒng)一調(diào)整為保管期限10年，將保管期限為15年、25年的會計檔案統(tǒng)一調(diào)整為保管期限30年。其中會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限延長至30年，其他輔助會計資料的最低保管期限延長至10年。固定資產(chǎn)卡片的保管期限與固定資產(chǎn)使用年限相關(guān)，其保管期限是固定資產(chǎn)報廢清理后5年。有些使用期較長的固定資產(chǎn)，其卡片保管期限有可能達(dá)到70年以上，如建筑物固定資產(chǎn)使用卡片。此次對會計檔案保管期限的調(diào)整，主要基于以下幾個方面的考慮：一是部分單位認(rèn)為原定會計檔案保管期限太短，實務(wù)中會計檔案的保管期限往往大大超過原定會計檔案保管期限。二是原定會計檔案保管期限存在一定的不合理性，特別是使用期超過檔案保管期限的資產(chǎn)，在其會計檔案保管期限達(dá)到后，仍在使用或存續(xù)，其會計檔案需要繼續(xù)被調(diào)閱查用，因而不宜銷毀。三是因應(yīng)當(dāng)前我國深化主體責(zé)任制度要求，原定會計檔案保管期限不能滿足問責(zé)追查的需要。四是實務(wù)中一些超過15年的憑證檔案和超過25年的賬本檔案仍舊被查閱利用，需要適當(dāng)延長會計檔案保管期限。五是與紙質(zhì)載體相比，會計檔案電子化后，對庫房等物理空間占用較少，保管成本大幅降低，為延長會計檔案保管期限提供了便利。六是原會計檔案保管期限定為3年、5年、10年、15年、25年等 五種，種類繁多，實際工作中不好掌握，反而影響了會計檔案保管期限相關(guān)規(guī)定的實施效果。七是與《機(jī)關(guān)文書檔案歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）等國家檔案制度關(guān)于檔案保管期限的相關(guān)規(guī)定協(xié)調(diào)一致，國家檔案局第8號令將機(jī)關(guān)文書檔案定期保管期限設(shè)置為30年和10年，國家檔案局第10號令將企業(yè)所有檔案的定期保管期限設(shè)置為30年和10年。對于會計檔案保管期限的起算時間，應(yīng)從會計年度終了后的第一天算起。如2014年形成的會計資料，當(dāng)年裝訂，其保管期限應(yīng)從2015年1月1日起算，而不是以其裝訂時間起算。對于部分長期無法歸檔的會計資料，其保管期限應(yīng)從其實際歸檔后的次年起算。
《會計檔案管理辦法》第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。
【解讀】本條對會計檔案保管期限的靈活處置原則進(jìn)行了規(guī)定。本條是對第十四條的補(bǔ)充。即各單位在劃分檔案保管期限時，可不限于永久、30年、10年三個時間期限，而可根據(jù)自身實際需要，劃設(shè)會計檔案的保管期限，但其劃設(shè)的會計檔案保管期限不得低于新《管理辦法》規(guī)定的各類會計檔案的保管期限要求。如，應(yīng)劃分為永久的會計檔案不得定為50年，應(yīng)劃分為30年的會計檔案不得定為低于30年的保管期限，但可以定為35年或40年的保管期限。單位的會計檔案如不能與新《管理辦法》附表中的各類會計檔案名稱一一對應(yīng)，可以根據(jù)會計檔案的使用價值劃定保管期限。如具有憑證價值的會計檔案應(yīng)參照憑證類會計檔案，最低保管期限為30年。
