解讀 -《中華人民共和國檔案法》第四十二條

【釋義】本條是關于監(jiān)督檢查職責和監(jiān)督檢查事項的規(guī)定。

檔案監(jiān)督檢査是檔案主管部門對檢查對象貫徹執(zhí)行黨和國家檔案工作方針政策、檔案法律行政法規(guī)情況進行監(jiān)督管理的主要手段。開展檔案監(jiān)督檢查的主體是：檔案主管部門，包括國家檔案主管部門和縣級以上地方檔案主管部門。監(jiān)督檢查的對象是“按照國家規(guī)定應當形成檔案的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織”及檔案館。監(jiān)督檢查形式包括綜合檢查與專項檢查、定期檢查與不定期檢査等。監(jiān)督檢查的依據是法律和行政法規(guī)。監(jiān)督檢査目的是貫徹落實黨和國家檔案工作方針政策，敦促有關主體嚴格執(zhí)行法律、行政法規(guī)，認真履行法定義務，減少檔案安全事故發(fā)生。

監(jiān)督檢查的內容主要包括以下六方面：

一是檔案工作責任制和管理制度落實情況。

包括是否建立檔案工作責任制及其落實情況；是否貫徹執(zhí)行有關法律、行政法規(guī)和國家有關方針政策，建立、健全覆蓋本單位檔案工作的規(guī)章制度，是否按照已經建立的規(guī)章制度做好檔案工作。

機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織對本單位所形成檔案的真實完整、可靠、安全負責，檔案工作責任制主要包括四個方面：機關、單位負責人的檔案工作責任，包括貫徹檔案工作方針政策情況、遵守有關檔案法律行政法規(guī)和檔案管理紀律情況、檔案安全第一責任主體落實情況等；業(yè)務部門負責檔案工作的人員（一般是文秘人員）的檔案工作責任，即收集、整理應歸檔文件，保證齊全完整，按時向單位檔案部門移交；普通工作人員檔案工作責任，即按要求形成真實的文件，及時將應當歸檔的文件材料交本部門文秘人員歸檔；檔案人員責任，即收集、整理、編目、保管、提供利用、按時向檔案館移交等。

二是檔案庫房、設施、設備配置使用情況。

主要是對檔案管理必需的基礎設施、設備的檢查，如檔案館、檔案庫房的建設是否符合相關規(guī)范要求，是否配備防盜、防火、防漬、除濕、防有害生物以及適應檔案現(xiàn)代化管理需要等的必要技術設備，設備是否符合國家檔案局制定的政策文件及檔案國家標準或行業(yè)標準。

檔案管理的設施設備一般包括檔案用房、檔案用具、檔案保管設施設備和信息化基礎設施。其中檔案用房一般包括檔案辦公用房、技術用房、閱覽用房和檔案庫房。檔案庫房的建設應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》《檔案館建設規(guī)范》等標準規(guī)范。

檔案用具分為檔案柜架、檔案卷盒和檔案存放轉移用具。檔案柜架主要包括五節(jié)檔案柜、檔案架、檔案密集架、光盤柜、底圖柜等。檔案存放轉移用具主要包括檔案整理臺、移動置物架、檔案梯等。

檔案保管設施設備主要包括溫濕度監(jiān)測調控設施設備、消防設施設備、安防設施設備等。

信息化設施是實現(xiàn)檔案數字化、電子文件歸檔、電子檔案移交與接收、檔案數字資源長期保存及利用、網絡安全管理等的場地環(huán)境、軟件、硬件及網絡設備，主要包括中心機房、網絡設施、硬件設備、基礎軟件、電子檔案管理信息系統(tǒng)、備份介質、備份系統(tǒng)等。

如機房建設與管理是否符合國家相關標準要求；網絡系統(tǒng)是否滿足電子文件收集、歸檔、電子檔案移交接收和電子檔案管理、利用需要，特別是網絡帶寬要適應圖像、音頻、視頻等各類數據的傳輸要求；應根據電子檔案管理信息系統(tǒng)及基礎軟件系統(tǒng)部署和高效運行需求配備服務器及用戶端，根據檔案數字資源長期保存需要，配備數據存儲備份設備等；電子檔案管理信息系統(tǒng)須具備數字檔案資源（包括電子檔案和檔案數字化成果）的收、管、存、用各環(huán)節(jié)的各項功能等。

為了更好地履行監(jiān)督檢查職責，檔案主管部門應當密切關注新型檔案違法行為，特別是針對電子檔案的非法行為，應當加大技術檢查力度，提高檢查的科技含量，加強對相關電子設備、信息系統(tǒng)和場所的檢查，切實提高檔案安全隱患和漏洞的發(fā)現(xiàn)能力。

三是檔案工作人員管理情況。

包括是否對檔案工作人員進行上崗審核，必要時簽訂保密承諾書；是否實行在崗管理，將檔案人員在崗教育培訓納入人員日常管理體系之中；是否實行離崗管理，有效督促離崗、離職檔案工作人員及時交接清楚所管理的檔案；檔案工作人員是否盡到保護、管理檔案的義務，是否盡到提供檔案利用的責任；臨時借調人員做檔案工作的，是否納入上述管理環(huán)節(jié)；出現(xiàn)過檔案違法違紀行為的人員是否調離檔案管理崗位等。

四是檔案收集、整理、保管、提供利用等情況。

即檔案全生命周期各階段情況，如業(yè)務部門是否按照程序和要求形成應歸檔文件材料；文件材料記錄載體和記錄方式是否耐久、可靠、滿足長期保存需求；歸檔文件材料是否真實、準確；文件材料是否與歸檔范圍相符，是否組件齊全、內容完整；是否及時整理并交檔案機構或檔案人員集中保管；檔案的保管、保密、利用、借閱、統(tǒng)計、鑒定銷毀、移交檔案館的制度的執(zhí)行情況等。委托服務的內容、程序等是否符合國家規(guī)定，是否對受托方盡到監(jiān)督義務等。檔案主管部門在具體實施監(jiān)督檢查時可在此基礎上細化項目。

五是檔案信息化建設和信息安全保障情況。

檔案館和機關、團體企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，將檔案信息化納入本單位信息化建設框架，保障檔案信息化建設的經費預算，落實信息化建設規(guī)劃頂層設計，指定承擔檔案信息化建設任務的部門、崗位和人員，建設或配備能夠滿足本單位檔案信息化需要的基礎設施和應用系統(tǒng)等，保障檔案信息安全。

六是對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導情況。

對所屬機構的檔案工作有監(jiān)督指導的職責，是基于機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織與其所屬機構具有隸屬關系，這種監(jiān)督指導是單位內部管理的一部分，由檔案機構或檔案人員具體實施監(jiān)督指導，保證所屬機構能夠正常形成、保管、處置、利用和安全管理自身檔案。如果對所屬機構檔案工作監(jiān)督不力、指導不當，造成損失，就是沒有履行好檔案法規(guī)定的監(jiān)督指導職責，屬于失職行為。